SMART TAPING

Telefongespräche gemäß MiFID II und FinVermV aufzeichnen!

MiFID II und FinVermV konforme Telefonaufzeichnung

Der MiFID-Recorder ist die einfache, kostengünstige und zertifizierte Lösung zur Aufzeichnung von Telefongesprächen gemäß der Finanzmarktrichtlinie MiFID II. Demnach sind Banken, Haftungsdächer und Vermögensverwalter mit BaFin Lizenz nach § 32 des Kreditwesengesetzes und gemäß der aktualisierten FinVermV in Kürze auch sogenannte 34f Vermittler mit einer Zulassung nach § 34 der Gewerbeordnung verpflichtet telefonische oder Video geführte Beratungsgespräche, sowie die damit in Verbindung stehende elektronische Kommunikation aufzuzeichnen und revisionssicher für fünf Jahre zu speichern.

Telefonaufzeichnung

Sie beraten Ihre Kunden telefonisch, mal vom Festnetz aus, mal mit dem Handy?
Der MiFID-Recorder ermöglicht die rechtssichere Aufzeichnung und Speicherung von Telefongesprächen!
Dabei spielt es keine Rolle ob Sie vom Festnetz oder mit Ihrem Handy telefonieren, der MiFID-Recorder steht Ihnen immer und überall zur Verfügung.

Videoaufzeichnung

Sie führen Ihre Beratungsgespräche mittels Videotelefonie durch?
Über ein eigenes Videokonferenz-Modul ist der MiFID-Recorder in der Lage Videotelefonie rechtskonform und revisionssicher aufzuzeichnen!
Die Videoazeichnungen werden automatisch komprimiert und gemäß den MiFID II und FinVermV sicher gespeichert.

Speicherung der elektronischen Kommunikation

Ihr Beratungsprozess beinhaltet neben der telefonischen Beratung auch eine E-Mail Kommunikation oder Dokumente? Nutzen Sie das Modul zur revisionssichern Speicherung von Daten, um alle relevanten Bestandteile Ihrer Kommunikation mit dem Kunden in Verbindung mit einer Audio- oder Videodatei zu speichern.

Wie funktioniert der MiFID-Recorder?

Beim Aufzeichnungsprozess selbst sind unterschiedliche Ausprägungen denkbar, aus denen der Kunde den für sich optimalen Prozess wählen kann. Für die Aktivierung der Aufzeichnungsfunktion genügt stets die Anwahl der bereitgestellten MiFID-Recorder Rufnummer mit einem freigeschalteten Endgerät. Alternativ können auch PIN Nummern vergeben werden, um ein noch unabhängigeres und flexibleres Arbeiten zu ermöglichen.

Spontaner Bedarf

Der Berater telefoniert mit dem Kunden und hat die Möglichkeit, das Recording via Dreierkonferenz über die eigene Telefonanlage dazu zu schalten. Der Kunde legt zuerst auf und der Berater gibt im Anschluss, per Zifferntasten des Telefons, die Rufnummer des Kunden ein, damit das Gespräch später zugeordnet werden kann. Alternativ kann die Zuordnung auch nachträglich über das Web Interface erfolgen.

Generelle Aufzeichnung bei eingehenden Anrufen

Sie kommunizieren nach außen eine Beratungsnummer, wobei Gespräche über diese Nummer grundsätzlich aufgezeichnet werden sollen? In diesem Fall leiten Sie alle auf dieser Rufnummer eingehenden Anrufe generell an die MiFID-Recorder Plattform weiter. Die Plattform verteilt die eingehenden Anrufe dann an die zuständigen Mitarbeiter bei Ihnen im Haus.

Generelle / Selektive Aufzeichnung bei ausgehenden Anrufen

Die Anwahl des Kunden erfolgt über die Plattform. Der Berater wählt die Nummer der Plattform und wird aufgefordert die Nummer des Kunden einzugeben. Die Plattform stellt die Verbindung zum Kunden her und das gesamte Gespräch wird aufgezeichnet. Oder die Aufzeichnung startet nicht sofort, sondern erst dann, wenn der Berater die Stern Taste auf seinem Telefon drückt und endet wieder, wenn er die Raute Taste betätigt. Auf diese Weise können beliebig viele Segmente eines Gesprächs aufgezeichnet werden.

Aufzeichnung vor Ort

In diesem Fall fungiert die Recording Funktion als Diktiergerät. Das heißt, die Nummer der Plattform wird zu Beginn des Gesprächs gewählt und die Lautsprecherfunktion des Telefons wird aktiviert. Um eine spätere Zuordnung zu ermöglichen, wird auch hier am Ende die Telefonnummer des Kunden oder eine Kundennummer über die Zifferntaste des Telefons eingegeben.

MIFID-RECORDER Vorteile

VIRTUELL

Sie benötigen nichts weiter als ein ganz normales Telefon um unseren Dienst zu nutzen und keine gesonderte Hardware oder gar eine Erweiterung Ihrer Telefonanlage. Um den Betrieb der erforderlichen Telefonie Plattform und die Speicherung Ihrer Daten kümmern wir uns!

MOBIL

Egal ob Sie von Ihrem Festnetz Anschluss oder mit Ihrem Handy von unterwegs telefonieren, unsere Lösung funktioniert immer und ist nicht Standort gebunden. Sie entscheiden selbst welche Anschlüsse, bzw. Rufnummern den Dienst nutzen dürfen!

UNABHÄNGIG

Mit unserer Lösung sind Sie an keinen Telefonanlagen Anbieter, an kein System und keinen Mobilfunkprovider gebunden. Der MiFID-Recorder funktioniert mit jeder Infrastruktur, jedem Netzbetreiber und jedem Mobilfunk Anbieter!

EINFACH

Einfach mit einem freigeschalteten Anschluss die Nummer des Dienstes wählen und die Aufzeichnung (auch “Taping” genannt) kann beginnen. Keine Implementierung, keine Installation, keine Erweiterung bestehender Systeme. Noch einfacher ist professionelle Anrufaufzeichnung nicht möglich!

SICHER

Eine hoch moderne, georedundant abgesicherte, zertifizierte und zentral gemanagte Hardware Infrastruktur gewährleistet die kompromisslos gesetzeskonforme Datenspeicherung, sowie einen abgesicherten und schnellen Zugriff auf Ihre Aufzeichnungen!

TRANSPARENT

Über ein Web Interface haben Sie jederzeit die Möglichkeit eigenständig die zugriffsberechtigten Telefonnummern zu verwalten, einzusehen von welchem Anschluss aus der Dienst wann und wie oft genutzt wurde und gezielt nach Aufzeichnungen zu suchen!

SKALIERBAR

Sowohl was die Anzahl der gleichzeitig aktiven Verbindungen zum Dienst betrifft, als auch im Hinblick auf den erforderlichen Speicherplatz gibt es aufgrund der dynamischen Skalierung aller Komponenten keine Engpässe und keine Limitierungen!

KOSTENGÜNSTIG

Geringe Einrichtungsgebühren, sowie niedrige monatliche Betriebskosten, die sich stets an Ihrem tatsächlichen Nutzungsverhalten bemessen, machen den MiFID-Recorder zur kompromisslos günstigen Lösung um die neue Aufzeichnungspflicht gemäß MiFID II und FinVermV gerecht zu werden!

OFFEN

MiFID-Recorder bietet eine offene Schnittstelle zur einfachen Anbindung der Plattform beispielsweise an ein existierendes CRM System oder jede andere Software Lösung. So wird die Zuordnung der Aufzeichnungen zu Ihren Kunden noch einfacher!

Kundengruppen

34f Vermittler

Maklerpools

Haftungsdächer

Banken

Vermögensverwalter

Systemintegratoren

MiFID II Aufzeichnungspflicht

Die neue Richtlinie stellt das regulatorische Rahmenwerk für Wertpapierdienstleistungen in Europa dar und beeinflusst die Arbeitsweise europäischer Finanzmärkte. Sie sorgt für mehr Sicherheit und Ausfallsicherheit bei entsprechender Transparenz für die Gesetzgeber und führt darüber hinaus zu einer stärkeren europaweiten Harmonisierung. Sie setzt hohe Standards an den Anlegerschutz und soll die Transparenz und Integrität der Finanzmärkte erhöhen. Die Aufzeichnung von Telefongesprächen (sog. „Taping“) stellt nur einen der vielen wichtigen Aspekte von MiFID II dar. Ziel der Anrufaufzeichnung ist es die Sicherheit am Markt zu erhöhen, Transparenz zu schaffen um Missbrauch aufdecken zu können und damit den Investoren einen umfänglicheren Schutz zu bieten. Unternehmen, die am Markt für Finanzinstrumente tätig sind, müssen künftig alle Telefongespräche in Zusammenhang mit Finanzmarktgeschäften aufzeichnen.
Inzwischen liegt auch der Referentenentwurf zur Änderung der Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) vor, die sich in ihrer Neufassung, insbesondere auch was das Thema Taping betrifft weitgehend an den MiFID II Vorschriften orientieren wird. Man rechnet mit einem Beschluss des Gesetzes im Bundesrat noch in de ersten Jahreshälfte 2019. In der Folge haben sind nicht nur KWG Unternehmen, sondern auch die sogenannten 34f Vermittler verpflichtet Ihre telefonischen Beratungsgespräche aufzuzeichnen und rechtskonform zu speichern.
Eine MiFID II, bzw. FinVermV konforme Telefonaufzeichnung muss unter Anderem den folgenden Vorgaben entsprechen:

Aufzeichnung „on demand“ oder „automatisch“
Speicherung für 5 Jahre (nach Aufforderung auch 7 Jahre)
Verschlüsselte Datenübertragung
Redundante Datenspeicherung
Schutz der Aufzeichnungen vor Manipulation
Nachvollziehbarkeit nachträglicher Änderungen auch bei getroffenen Sicherheitsmaßnahmen
Einfaches Wiederfinden und mühelose Zuordnung von Aufzeichnungen
Kurzfristige Bereitstellung der Aufzeichnungen für Kunden und Behörden auf Anfrage

Rechtlich-administratorischer Rahmen

Bestätigung der MiFID II und FinVermV Konformität

Wir haben eine renommierte und auf den Finanzsektor spezialisierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt, den MiFID-Recorder und in diesem Zusammenhang alle Prozesse, die verwendete Hardware sowie das Vertragswerk hinsichtlich MiFID II und FinVermV Konformität zu überprüfen. Dieser unabhängige Prüfbericht ist ein wichtiger Baustein der Lösung und die Grundlage für eine problemlose Freigabe der Lösung durch alle verantwortlichen Instanzen einer Organisation.

Wesentliche Auslagerung

Bei der Inanspruchnahme der Dienstleistung des Tapings mit dem MiFID-Recorder handelt es sich gemäß ESMA um eine sogenannte wesentliche Auslagerung. Daher müssen unter anderem Informations- und Prüfungsrechte der Behörden gegenüber dem Dienstleistungsunternehmen vertraglich geregelt werden. Der Nutzungsvertrag des MiFID-Recorder sieht diesen wichtigen Punkt vor und verschafft Ihnen auch an dieser Stelle Rechtssicherheit und macht Sie im Rahmen Ihrer Prüfungen unangreifbar.