Rechtssichere Aufzeichnung von Telefon- und Videoberatung

 Der etops MiFID Recorder ist eine Aufzeichnungslösung, die speziell für die Finanzdienstleistungsbranche entwickelt wurde. Es lassen sich damit Telefongespräche aufnehmen, Videoberatungen durchführen und die gesamte elektronische Kommunikation rechtssicher archivieren. Die Software erfüllt die Anforderungen der europäischen Richtlinie MiFID II sowie der Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV). Auch bei der Nutzung durch externe Dienstleister und Cloud-Lösungen werden die regulatorischen Vorgaben eingehalten. 

Beim etops MiFID Recorder handelt es sich um eine Software as a Service (SaaS). Das bedeutet, dass Sie die Anwendung vollständig im Internet nutzen können. Eine Installation ist nicht notwendig. Ebenso müssen Sie keine IT-Infrastruktur besitzen oder bereitstellen. Der Zugriff erfolgt in der Regel über den Webbrowser auf einem Computer mit Internetverbindung. Alternativ stehen Apps für Mobilgeräte zur Verfügung.

 Dank API lässt sich die Software beliebig in bestehende Systeme einbinden. Dies macht es sehr leicht, aufzeichnungspflichtige Gespräche zu initiieren. Es genügt ein Klick auf den entsprechenden Button auf der Weboberfläche.

Die Software ist flexibel nutzbar – etwa mit der Telefonanlage in der Unternehmenszentrale oder mit Videotelefonie-Plattformen wie Microsoft Teams. Dank der Mobil-Apps können Sie auch an jedem beliebigen Ort Telefongespräche aufzeichnen – beispielsweise im Homeoffice.

Die etops MiFID Recorder App ist neben dem Laptop für die gängigsten Smartphones und Tablet-Computer verfügbar – solche, die mit iOS und mit Android laufen. 

• Laden Sie sie aus dem App Store von Apple herunter, wenn Sie sie auf dem iPhone oder dem iPad nutzen wollen.

• Wenn Sie ein Mobiltelefon oder einen Tablet-PC mit Android-Betriebssystem nutzen, finden Sie die App im Google Play Store.

Ja, die Aufzeichnung telefonischer und anderer elektronischer Kommunikation mit der Software ist gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konform. Allerdings müssen dafür die folgenden Aspekte sichergestellt sein:

• Die Aufzeichnung findet statt, um die gesetzliche Pflicht laut MiFID II zu erfüllen. Diese sieht vor, dass Finanzdienstleister Aufzeichnungen von Gesprächen anfertigen müssen, die der Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen dienen. Auch wenn ein Abschluss beabsichtigt ist, muss das Gespräch aufgezeichnet werden, selbst wenn es nicht zum Abschluss kommt.

• Die Aufzeichnung muss diesem Zweck dienen und darf keinen nicht legitimierten Grund haben.

• Der Mandant muss darüber informiert werden, dass eine Aufzeichnung erfolgt. Dies muss nicht zwangsläufig vor Beginn des Gesprächs stattfinden, sondern kann auch einmalig beim Vertragsabschluss geschehen.

Der etops MiFID Recorder bietet Finanzdienstleistern verschiedene Vorteile, die bei herkömmlichen Lösungen in dieser Form meist nicht existieren.

• Die Software wurde von einem Wirtschaftsprüfer gemäß IDW PS 880 geprüft. Sie erfüllt damit einen anerkannten Standard zur Betriebsprüfungen.

• Die Lösung ist geräteunabhängig und daher höchst flexibel. Sie kann sowohl in Telefonanlagen als auch in digitale Plattformen für Videokonferenzen integriert werden. Auch in der Cloud-Telefonie ist sie problemlos nutzbar. Darüber hinaus sind Apps für Smartphones und Tablet-Computer verfügbar, die die Nutzung unterwegs und im Homeoffice ermöglichen.

• Dank API-Schnittstellen lassen sich Aufzeichnungen beispielsweise direkt aus dem CRM oder aus anderen Systemen starten.

• Es ist möglich, bestimmte Begriffe zu definieren, deren Verwendung im Gespräch einen Alarm auslöst. Dies vereinfacht die Compliance-Überwachung.

• Da es sich beim etops MiFID Recorder um eine SaaS-Lösung handelt, ist kein Aufwand für Implementierung und Wartung erforderlich. Zudem muss keine IT-Infrastruktur vorhanden sein, wie es bei herkömmlichen Produkten üblich ist.

• Die Plattform und sämtliche Daten sind in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland abgelegt. Daher ist maximale Datenhoheit gegeben.

Die europäische Richtlinie MiFID II schreibt vor, dass bestimmte Telefonate und sonstige Kommunikation in der Finanzberatungsbranche aufgezeichnet werden müssen. Konkret gilt dies für Kommunikation, die dem Abschluss, der Annahme, der Übermittlung oder der Ausführung von Kundenaufträgen dient. Selbst wenn kein Auftrag zustande kommt, ist eine Aufzeichnung erforderlich, sofern ein solcher angestrebt wird.

Aufzeichnungspflichtig sind demnach unter anderem solche Gespräche: 

• Beratungsgespräche über Finanzinstrumente wie Aktien, Fonds oder Anleihen

• Telefongespräche zur Annahme oder Weiterleitung von Kundenaufträgen 
• Kommunikation zwischen Berater und Mandant, die zu einem Geschäft führen kann

• Gespräche mit internen oder externen Stellen, die zur Ausführung von Orders beitragen

Dagegen sind allgemeine Informationsgespräche ohne Bezug zu konkreten Finanzinstrumenten nicht aufzeichnungspflichtig. Auch Terminvereinbarungen sowie die Klärung technischer Fragen fallen nicht unter die Vorgaben von MiFID II. 

In der Richtlinie MiFID II ist festgelegt, dass Aufzeichnungen von Telefongesprächen mindestens fünf Jahre lang gespeichert werden müssen. Sie müssen vollständig und unveränderbar archiviert und jederzeit abrufbar sein. Die Speicherung dient dem Ziel, die Beratung nachzuweisen und Compliance-Kontrollen durchführen zu können.

Nationale Aufsichtsbehörden wie die BaFin in Deutschland können die Speicherung über die fünf Jahre hinaus anordnen. Dann müssen die Aufzeichnungen bis zu sieben Jahre archiviert werden.

Die Nutzung der Software kommt für alle Finanzdienstleister infrage, die unter die MiFID II-Richtlinie fallen. Dies sind vor allem: 

• Finanzinstitute wie Banken

• Broker und Anlageberater

• Vermögensverwalter

• Freie Finanzanlagenvermittler mit Zulassung nach Paragraf 34f GewO (sogenannte 34f-Vermittler)

 Dienstleister wie diese müssen Telefongespräche und andere elektronische Kommunikation im Zusammenhang mit Anlageberatung oder Kundenaufträgen aufzeichnen. Zudem müssen diese revisionssicher gespeichert werden. Sie sind für die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Speicherung verantwortlich. Bei Verstößen drohen unter anderem Bußgelder sowie die Untersagung der Tätigkeit. Daher empfiehlt es sich, den etops MiFID Recorder aufgrund seiner zahlreichen Vorteile zu nutzen.

Ja, die MiFID-II-Telefonaufzeichnung ist auch auf dem Smartphone oder dem Tablet möglich. Dafür können Sie im Apple App Store und im Google Play Store die entsprechenden Apps herunterladen. Diese werden dann auf dem iPhone oder dem iPad, beziehungsweise auf Mobilgeräten mit Android, installiert. 

Dank der App können Sie den Dienst mobil oder im Homeoffice nutzen und müssen nicht am Standort Ihres Unternehmens präsent sein. 

Haben Sie Fragen zum etops  MiFID Recorder? Dann schreiben Sie uns über das Formular auf unserer Kontaktseite an. Dort können Sie auch ein unverbindliches Angebot anfordern.